Dokumente löschen

Aus verschiedenen Gründen kann es erforderlich sein, dass Dokumente aus der Datenbank gelöscht werden.

Hauptgrund ist die Existenz von Dubletten innerhalb unserer Erfassungsinstanz - es gibt also mehrere Dokumente, die dieselbe Entität beschreiben.

Treten bei der Erfassung, Redaktion, Altdatenpflege solche Dubletten zutage, müssen sie bereinigt werden. Dazu wird ein "führender Datensatz" festgelegt (z.B. das Dokument mit den umfangreichsten, aktuellsten, korrektesten Informationen oder der komplexesten Struktur), in dem die (korrekten, aktuellen) Informationen und Fotos aus allen Datensätzen zusammengefasst (gemerged) werden. Ist dies geschehen, enthalten die Dubletten nur noch redundante oder falsche oder veraltete Informationen und können gelöscht werden.

Bevor dieser letzte Schritt vollzogen wird, muss jedoch dafür Sorge getragen werden, dass eine Umleitung von den URLs aus den zu löschenden Datensätzen auf die URL im verbleibenden Dokument eingerichtet wird. Dazu wird aus jedem zu löschenden Dokument die im Element "id" angegebene URL kopiert (das Kopieren ist nur in HTML-View oder Bildindex möglich) und im Zieldokument (dem verbleibenden Datensatz) in das Element "altId" eingefügt.

Das Dokument kann nun gelöscht werden.

Die Gruppe "Redaktion" kann nach eigener Bearbeitung das Löschen unmittelbar vornehmen.

Die Gruppe "Erfassung" ist grundsätzlich nicht zum Löschen von Dokumenten berechtigt. Durch diese Gruppe wird das Dokument lediglich wie oben beschrieben zum Löschen vorbereitet und zuletzt für die Redaktion als Löschkandidat gekennzeichnet. Dazu wird im Element "Erfassungsstatus" der Wert "ZU LÖSCHEN!!!" ausgewählt und gespeichert.

Die Redaktion nutzt diesen Wert zum Filtern der zu löschenden Dokumente und führt den Löschvorgang aus - i.d.R. nach Prüfung des altID-Eintrags. Perspektivisch soll hier eine Prüfroutine eingerichtet werden (Ist die Entity-ID in einem zu löschenden Dokument als altId in einem anderen Dokument vorhanden?), an die sich das maschinelle Löschen von Dokumenten anschließen kann.