Anwendungsprofil Verwalter

Anwendungsprofil für die Erfassung von Verwaltern

== Achtung: In Bearbeitung! Es erfolgen weitere Anpassungen! ==

Nach dem Anwendungsprofil Verwalter werden Körperschaften (Museen, Bibliotheken, Archive, Galerien) erfasst, die visuelle Objekte in Gewahrsam haben oder hatten (CRM E74 Group). Außerdem werden in ihm (Privat-)Sammlungen von natürlichen Personen erfasst, zu denen diese Objekte gehören oder gehörten (CRM E78 Curated Holdings). Pro Verwalter-Entität wird nur ein Datensatz angelegt.

Gründe die Einführung der Verwalter-Datei

Die Lokalisierung von Objekten gehört zu den Kerninformationen. Für das mobile Sammlungsgut stehen publizierte Normdaten bereit, über die wir die LOD-Referenzierbarkeit unserer Objekte in Bezug auf die sie bewahrenden Körperschaften oder die Sammlungen, zu denen sie gehören, herstellen und verbessern können. Die adressierten Normdateien sind GND (Körperschaften, Sammlungen), ISIL (Körperschaften) und ISNI (Körperschaften). Die bisherige HiDA-Funktionalität des Verbunddeskriptors, über die bislang Ortsname, Art der Sammlung, Name der Körperschaft, Abteilung, Name des Privatsammlers, Titel des Privatsammlers als Kette konkateniert indexiert wurden, steht in APS nicht mehr zur Verfügung. Eine Normdatenreferenzierung wäre hiermit nur möglich gewesen, wenn die Normdaten-ID in jedes einzelne betroffene OBJ integriert würde. Innerhalb des Elementsets für Verwalterangaben gab es kein Feld, über das die Namen von Körperschaften und privaten Sammlungen gemeinsam kontrolliert werden konnten. Dieses ermöglicht die Verwalter-Datei.

Grundzüge der Verwalter-Datei

Die neue Verwalter-Datei stellt unikale Vorzugsbenennungen für die Körperschaften und Sammlungen in einem einzigen Feld 2900 bereit. Diese Form ist in OBJ, FTO- und QUE-Dokumenten zu übernehmen, um eine Anreicherung mit den anderen Informationen des VER-Dokuments (Normdaten-IDs, alternative Namensformen) zu ermöglichen. Die Verknüpfung erfolgt damit ähnlich wie zum KUE-, GEO- oder PER-Dokument.

Unselbstständige Abteilungen von Institutionen bekommen keine eigenen Verwalter-Dokumente. Sie werden weiterhin im Feld 2930 des OBJ-, FTO- oder QUE-Dokuments genannt. Eine differenzierte eigenständige Dokumentation der Sammlungen und ihrer Geschichte soll in der Verwalter-Datei nicht erfolgen, das leisten häufig bereits andere über Normdaten-Referenzen adressierbare Ressourcen im Netz.

Erfassungspraxis OBJ, FTO, QUE

Im Regelfall wird die Körperschaft im OBJ, FTO oder QUE unter ihrem aktuellen Vorzugsnamen benannt. Auch wenn sie das Objekt schon länger verwaltet als sie den aktuellen Namen führt, sollen für abweichende historische Namen der Körperschaft keine zusätzlichen Verwalter-Dokumente oder Verwaltergruppen angelegt werden. Wenn die Provenienz eines Objekts differenziert erfasst wird, kann es notwendig sein, Körperschaften mit der jeweils historisch gültigen Vorzugsnamensform zu benennen. In diesem Fall können mehrere VER-Dokumente angelegt werden, die auch die historischen Formen der Körperschaft mit den jeweiligen Vorzugsnamen abdecken. Vorgänger- oder Nachfolger-Institutionen werden über die Feldgruppe 2807ff. verknüpft. Die Dauer des Bestehens der historischen Körperschaft wird in ihrem VER-Dokument benannt.

Fehlende Informationen:

Wenn die in 2864, 2890 oder 2900 einzutragenden Informationen teilweise nicht ermittelt werden können, wird folgendes eingetragen:

2864: Ort unbekannt Wenn 2890 "private Sammlung" ist: 2900: unbekannte Privatsammlung Wenn 2890 "Handel" ist: 2900: unbekannter Kunsthändler Wenn in 2890 keine Angabe gemacht wird: 2900: Sammlung unbekannt

Sind Standort und/oder Name des Verwalters unbekannt, wird kein Verwalter-Dokument angelegt.

Fragliche Informationen:

Im OBJ, FTO, QUE wird die Fraglichkeit von Informationen nicht mehr durch Fragezeichenzusätze bei den Einzelinformationen in 2864, 2890 und 2900 gekennzeichnet, sondern durch einen Fragezeichenzusatz am Deskriptor in ob28, ft28, qu28, da damit die Beziehung zwischen dem Objekt und der Sammlung selbst fraglich ist. Ggf. kann die fragliche Einzelinformation im VER-Dokument näher erläutert werden. Wenn zum ob28-Eintrag kein Verwalter-Dokument existiert oder angelegt werden kann, können weiterhin Einzelinformationen der ob28-Gruppe Fragezeichenzusätze erhalten.

Kategorien:

• 1 obligatorisch: Das Feld muss immer besetzt werden.
• 2 empfohlen: Das Feld wird immer besetzt, wenn eine Information zu dem Sachverhalt vorliegt oder mit verhältnismäßigem Aufwand ermittelt werden kann.
• 3 obligatorisch, wenn andere Information vorliegt: Das Feld wird immer besetzt, wenn ein anderes spezifiziertes Feld (nicht) besetzt ist.
• 4 erweitert: Das Feld kann besetzt werden, wenn eine Information vorliegt.

Kernfelder: Kategorien 1-3

Kernfeldkatalog

Feldnummer und Feldname	Feldgruppe	Kategorie	Abhängigkeit	Kommentar
2800 (VER-Dok.-Nr.)	-	1	-	-
28gn (Norm-Ref-ID)	-	2	-
2864 (Ort)	-	1	-	-
2890 (Verwalterart)	-	3	-	Handel oder private Sammlung, wenn zutreffend. Kein Eintrag bei anderen Sammlungsarten.
2900 (Sammlung-Name)	-	1	-	Vorzugsbezeichnung
2902 (Sammlung-Name altern.)	-	4	-	-
2870 (Nachweiszeit)	-	4	-	Dauer des Bestehens der Sammlung. Möglichst besetzen, wenn es sich um eine nicht mehr bestehende Institution oder Sammlung handelt.
2807 (Art der Beziehung)	2807	4	-	bei Teilen größerer Organisationseinheiten, Bezügen zu Vorgänger-, Nachfolgerinstitutionenn
2810 (Name der Bez-Slg.)	2807/2810	4	-	Vorzugsbezeichnung der Bezugssammlung
Ve40 (Verwalter @ Person)	ve40	4	-	bei Kunsthandel, Privatsammlungen
4100 (Personenname)	ve40/4100	4	-	bei Kunsthandel, Privatsammlungen
8330 (Literat-Kurztitel)	8330	4	-	-
- 8334 (Stelle)	8330/8334	4	wenn 8330 besetzt	Literatur-Stelle zur Angabe in 8330